O momento em que a sala muda

Já reparou que, nos eventos de que mais se fala, há sempre uma altura concreta a que as pessoas voltam quando contam a história? Não é a entrada. Não é o jantar. É aquele momento em que as luzes baixam, a música muda de temperatura e a sala inteira para ao mesmo tempo.

Ninguém consegue explicar, mas toda a gente o consegue sentir. É esse o instante que separa um evento bem organizado de um evento verdadeiramente inesquecível. E, ao contrário do que se pensa, não acontece por acaso nem por pura sorte: é o resultado de uma organização de eventos pensada ao pormenor.

O que está realmente a acontecer na primeira hora

Durante a primeira hora de qualquer celebração, os convidados estão a fazer três coisas em simultâneo: reconhecer o espaço, procurar caras conhecidas e decidir, inconscientemente, que tipo de noite vai ser aquela. Estão em modo espectador. Observam, comentam, comparam.

O momento de viragem é aquele em que deixam de observar e começam a participar. Pode ser a entrada de um corpo de baile por um sítio inesperado. Pode ser um saxofone que aparece no meio da pista sem que ninguém o tenha visto entrar. Pode ser uma performance aérea que faz cem pessoas pousarem o copo ao mesmo tempo. O formato do espetáculo varia. O efeito é sempre o mesmo: a sala respira de outra maneira a partir dali.

Na Xclusive chamamos-lhe o ponto de viragem, e é a primeira coisa que desenhamos num evento, antes das flores, antes do menu, antes da disposição das mesas. Porque tudo o resto existe para nos levar até ele e para prolongar o que ele deixa.

Porque é que não pode ser improvisado

Um momento destes vive de três variáveis, e todas elas se medem em segundos:

• Timing: Cedo demais, e os convidados ainda não estão emocionalmente disponíveis. Tarde demais, e a energia já se dispersou pelas mesas, pelos telemóveis, pelas conversas paralelas. A janela certa costuma existir, e costuma ser mais curta do que se imagina.
• Surpresa: Um número anunciado é um número que se avalia. Um número que ninguém esperava é um número que se vive. É por isso que muitas vezes trabalhamos com uma parte do programa que nem os anfitriões conhecem em detalhe.
• Transição: O erro mais comum não está na performance em si, está no que vem antes e no que vem depois. Se a música morre para dar lugar ao espetáculo e volta hesitante no fim, perde-se tudo o que se ganhou. A energia tem de subir, culminar e ser entregue à pista sem quebra.

A coreografia invisível de um grande espetáculo

O que o convidado vê como espontaneidade é, nos bastidores, uma sequência cronometrada ao minuto: a mudança de luz, a marca sonora que prepara o ouvido, os bailarinos posicionados fora de campo há quatro minutos, o técnico que sabe exatamente em que compasso entra o segundo foco. Por outras palavras, tudo foi planeado ao detalhe.

É aqui que se percebe por que é que música, dança, espetáculo e decoração não podem ser contratados como caixas separadas, nem escolhidos por fornecedores diferentes. Se o alinhamento musical foi decidido por uma pessoa, a coreografia por outra e a iluminação por uma terceira, o momento de viragem simplesmente não acontece: acontecem três coisas provavelmente boas, sem se encontrarem.

Quando estes quatro elementos são pensados pela mesma direção criativa, deixam de ser serviços e passam a ser uma encenação. É essa unidade que faz da Xclusive uma produtora de eventos diferente, e é assim que nos organizamos desde o início.

Como reconhecer que a organização do evento está a resultar

Há sinais que não enganam, e nenhum deles é o aplauso. A pista que se enche imediatamente a seguir e não volta a esvaziar. Os telemóveis que sobem antes de alguém pedir. As pessoas que se viram umas para as outras a meio, só para confirmar que estão a ver o mesmo. E, no dia seguinte, a frase que toda a gente repete pela mesma ordem quando conta o que aconteceu.

Esse é o verdadeiro objetivo. Não impressionar durante a noite, mas deixar uma memória que se conta melhor do que se viveu. Isto é a Xclusive.

O que fazer com esta ideia ao planear o seu evento

Se está a preparar uma celebração, faça uma pergunta antes de escolher fornecedores: em que momento da noite quero que as pessoas sintam algo de que não estavam à espera?

Responda a isso primeiro. Depois, construa o resto à volta dessa resposta. É contraintuitivo, porque a maioria dos eventos começa pelo espaço e pelo orçamento e deixa a emoção para o fim, para o que sobrar.

Fale connosco e pergunte-nos como criar o momento de viragem do seu próximo evento.