5 erros que estragam um evento perfeito

Há celebrações com orçamento generoso, espaço deslumbrante e todos os fornecedores certos que, ainda assim, não deixam marca. Os convidados saem satisfeitos e ninguém volta a falar do assunto. Não correu mal, apenas não aconteceu nada. Nada de especial.

Depois de produzirmos mais de 20 anos de eventos, aprendemos que os problemas se repetem. E que quase todos são evitáveis com semanas de antecedência. Estes são os cinco erros mais comuns na organização de eventos, e como os evita.

1. Escolher o espaço antes de ter um conceito

É o erro mais comum e o mais caro, porque condiciona tudo o que vem a seguir. O espaço é escolhido por ser bonito, por estar disponível na data ou por ter sido recomendado, e só mais tarde se descobre que tem pé-direito baixo demais para uma performance aérea, restrições de ruído às onze da noite, ou uma sala de jantar que obriga a partir os convidados em dois grupos que nunca se vão encontrar.

A ordem correta é a inversa: primeiro decide-se que experiência se quer criar, depois procura-se o espaço que a permite. Um espaço em branco com as condições certas produz noites melhores do que um palácio com limitações escondidas.

2. Contratar por peças, sem direção criativa

A banda foi escolhida por recomendação de um amigo. A decoração foi fechada com quem já tinha feito o casamento da irmã. O espetáculo apareceu num vídeo. Individualmente, todos são bons. Juntos, não dizem nada.

Um evento com identidade tem uma ideia central que atravessa tudo: a paleta, o som, o ritmo, o figurino dos performers, o tipo de flor, a temperatura da luz. Sem essa ideia, o resultado é uma soma de fornecedores competentes. E isso não emociona.

Se pensarmos numa orquestra, ela não funciona sem tudo estar perfeitamente coordenado, planeado e ensaiado. O mesmo acontece nos eventos.

Foi precisamente para resolver isto que a Xclusive integrou música, dança, espetáculo e decoração sob a mesma direção artística, em vez de as tratar como orçamentos independentes.

3. Deixar a música ao critério da última hora

A música é o elemento que mais influencia o que a sala sente e, curiosamente, aquele que mais vezes é decidido no fim. O resultado é conhecido: um jantar demasiado silencioso, uma passagem abrupta para a pista, um alinhamento que não conhece o público que está na sala.

Uma noite bem construída tem uma curva sonora desenhada de ponta a ponta: acolhimento, cerimónia, jantar, viragem, pista. Cada uma dessas fases pede uma formação, um volume e uma intenção diferentes. Quem trata a música como “quem toca” em vez de “o que a sala vai sentir a cada hora” está a desperdiçar o instrumento mais poderoso de que dispõe.

Claro que há espaço para as músicas favoritas, sobretudo nos casamentos, porque elas trazem consigo histórias e emoção, mas a forma como são apresentadas faz toda a diferença.

4. Sobrecarregar o programa

Quando se contratam fornecedores independentes, o cliente é empurrado a comprar mais e mais (e mais!) animações e performances. Existe a tentação de encher a noite: discursos, vídeos, três surpresas, sorteios, entregas de prémios, mais um número. O calendário parece rico no papel. Na sala, é exaustivo.

Cada momento adicional rouba impacto ao anterior. Uma noite memorável tem dois ou três picos e muito espaço entre eles para as pessoas conversarem, dançarem e respirarem, porque é nesse espaço que os convidados criam as memórias que depois atribuem ao evento.

Cortar é uma decisão de produção, não de orçamento. E é quase sempre a decisão mais difícil de convencer um cliente a tomar.

5. Não ter um plano B a sério

Um plano B não é dizer “se chover, passamos para dentro”. É ter a alternativa desenhada, orçamentada, com plantas próprias, alinhamento técnico revisto e hora limite definida para acionar a decisão.

O mesmo se aplica ao artista que adoece, ao gerador que falha, ao trânsito que atrasa a montagem. A diferença entre uma equipa experiente e uma equipa apanhada de surpresa não está em evitar imprevistos, está em já ter decidido o que fazer com eles antes de acontecerem.

O denominador comum

Repare no que estes cinco erros têm em comum: nenhum é uma questão de dinheiro, muito pelo contrário. São todos questões de sequência e de decisão.

Quem começa pelo conceito, contrata com direção criativa, desenha o som de ponta a ponta, resiste a encher o programa e prepara alternativas reais consegue eventos melhores do que quem gasta mais e decide pior.

E, no fim, é isso que os convidados percebem, mesmo sem saberem explicar porquê. E se quiser saber porquê, fale connosco.